Chức năng – Nhiệm vụ

I. TỪ VIẾT TẮT:

– BGH: Ban Giám hiệu;
– CTSV: Công tác Sinh viên;
– ĐBCL: Đảm bảo chất lượng;
– MTCL: Mục tiêu chất lượng;
– ĐTN: Đoàn Thanh niên;
– HSV: Hội Sinh viên;
– CLB – Đ – N: Câu lạc bộ – Đội – Nhóm;
– SV: Sinh viên;
– CSV: Cựu Sinh viên;
– VH – VN – TDTT: Văn hóa – Văn nghệ – Thể dục thể thao.

II. CHỨC NĂNG

– Tham mưu, tư vấn cho BGH về:
+ Giải pháp, chính sách phát triển hệ thống chăm sóc và nâng cao chất lượng phục vụ SV của Nhà trường;
+ Cơ chế, chính sách, quy trình, quy định để triển khai các hoạt động quản lý SV của Trường.
– Xây dựng hệ thống chăm sóc và quản lý SV toàn Trường theo chỉ đạo;
– Tư vấn, hỗ trợ sinh viên và phối hợp với Phòng Quản lý Đào tạo, các Khoa, Viện để xử lý các vấn đề học vụ cho sinh viên;
– Chủ trì và phối hợp với các đơn vị trong toàn trường triển khai thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, đạo đức sinh viên và công tác quản lý sinh viên theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định của Nhà trường;
– Tổ chức, thành lập và quản lý các Câu lạc bộ học thuật, CLB – Đội – Nhóm và Hội Cựu Sinh viên và các Hội khác tại Trường;
– Chăm sóc y tế học đường cho sinh viên.

III. NHIỆM VỤ

1. Công tác Tư vấn và hỗ trợ sinh viên

1.1. Tiếp nhận xử lý và phối hợp với Phòng Quản lý Đào tạo giải quyết các vấn đề liên quan đến học vụ của sinh viên theo quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo và quy định của Trường đối với từng bậc, hệ đào tạo;
1.2. Xây dựng các kênh tư vấn và hỗ trợ sinh viên tại các cơ sở và thông qua trang website, trang mạng xã hội, địa chỉ mail và đường dây nóng;
1.3. Dự thảo trình duyệt các quy chế, nội quy, quy định, quy trình, thông báo, các báo cáo sơ kết, tổng kết học kỳ, năm học, khóa học, các báo cáo biểu mẫu thống kê để trình báo cáo cấp trên có liên quan tới công tác giải quyết học vụ;
1.4. Kiểm tra tính chính xác thông tin về hồ sơ nhân thân và các hoạt động học tập, rèn luyện của SV; cấp Giấy xác nhận, in giấy chứng nhận các giấy tờ liên quan tới SV thuộc thẩm quyền của Phòng CTSV;
1.5. Xây dựng đội ngũ tư vấn tâm lý học đường nhằm hỗ trợ SV trong các vấn đề tâm lý, các khó khăn, vướng mắc trong quá trình học tập và rèn luyện tại Trường.

2. Công tác Quản lý và hoạt động trong sinh viên

2.1. Hướng dẫn, triển khai thực hiện các văn bản quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy chế, nội quy, quy định của Trường cho sinh viên;
2.2. Xây dựng hướng dẫn thực hiện các quy định cụ thể trong Quy chế học sinh sinh viên tại Trường và các văn bản khác liên quan đến quản lý sinh viên trình Hiệu trưởng phê duyệt, ban hành;
2.3. Nhận hồ sơ nhập học, quản lý hồ sơ sinh viên, thường xuyên cập nhật, lưu trữ và bảo mật hồ sơ theo quy định của Trường và của Nhà nước;
2.4. Tổ chức thực hiện công tác Cố vấn học tập, công tác quản lý Ban cán sự lớp và công tác đánh giá điểm rèn luyện cho sinh viên;
2.5. Thực hiện giải quyết các chế độ, chính sách cho sinh viên, xét học bổng khuyến khích học tập, xét học bổng và đề xuất mức khen thưởng dành cho thủ khoa kỳ thi tuyển sinh, thủ khoa tốt nghiệp các khối ngành của Trường;
2.6. Phối hợp với các cơ quan chức năng, chính quyền địa phương để tổ chức và quản lý sinh viên nội trú, ngoại trú. Kiểm tra việc chấp hành quy chế nội trú, ngoại trú, kiến nghị xử lý các trường hợp vi phạm;
2.7. Tổ chức tuyên truyền công tác bảo vệ an ninh trật tự trong Trường, Tổ chức tuyên truyền công tác phòng chống tệ nạn xã hội trong Trường học và môi trường sinh hoạt của sinh viên;
2.8. Phối hợp với các Khoa, Phòng, Ban nhằm theo dõi đề xuất công tác quản lý thi đua khen thưởng và kỷ luật sinh viên với Hiệu trưởng;
2.9. Thông báo, phối hợp với phụ huynh trong việc xử lý, tư vấn và hỗ trợ các trường hợp sinh viên cá biệt;
2.10. Quản lý các hoạt động trong sinh viên, chủ động khai thác các hình thức thông tin, tuyên truyền đa dạng, thích hợp để quảng bá hình ảnh, tuyên truyền tốt đẹp của Nhà trường trong sinh viên và bên ngoài

3. Công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, hoạt động VH – VN – TDTT

3.1. Giáo dục chính trị – tư tưởng, đạo đức, lối sống và tổ chức các hoạt động rèn luyện cho sinh viên: triển khai các đợt sinh hoạt chính trị, học tập Nghị quyết, chủ trương của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước cho sinh viên; nắm bắt tình hình diễn biến tư tưởng của sinh viên và đề xuất với Đảng uỷ, Ban Giám hiệu có biện pháp tuyên truyền, giáo dục phù hợp và kịp thời;
3.2. Tổ chức và quản lý các đợt sinh hoạt công dân – HSSV theo kế hoạch, phổ biến chính sách, pháp luật, chế độ và các sinh hoạt chính trị khác;
3.3. Tuyên truyền, tổ chức các cuộc thi “Học tập và làm theo tư tưởng đạo đức và phong cách Hồ Chí Minh”;
3.4. Phối hợp với các đơn vị trong toàn Trường tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động tuyên truyền, phổ biến về văn hóa học đường, quy tắc ứng xử văn hóa của sinh viên; tổ chức các cuộc thi xây dựng hình ảnh, hình mẫu và nét đẹp sinh viên Nguyễn Tất Thành;
3.5. Quản lý và khai thác các phương tiện thông tin tuyên truyền phục vụ công tác chính trị, tư tưởng;
3.6. Phối hợp với Đoàn Thanh niên – Hội Sinh viên tổ chức các hoạt động rèn luyện thân thể, xã hội, văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao, thực hiện chương trình truyền thông, đề xuất phát triển thành kênh thông tin của sinh viên toàn Trường;
3.7. Phát triển các câu lạc bộ thể dục, thể thao, thu hút nhiều sinh viên tham gia và rèn luyện nâng cao thành tích thể thao, văn thể mỹ;
3.8. Xây dựng và phát triển CLB học thuật nhằm duy trì và phát huy, nâng cao thành tích của sinh viên trong học tập, nghiên cứu khoa học;
3.9. Tuyển chọn các đội, nhóm, sinh viên ưu tú tổ chức bồi dưỡng, tập huấn để tham gia các hội thi cấp Thành phố, cấp Bộ, cấp Quốc gia;

4. Công tác Cựu Sinh viên

4.1. Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện công tác Cựu Sinh viên của Trường; Thống kê danh sách cựu sinh viên và phụ trách tổ chức Ban Liên lạc Cựu Sinh viên cấp Trường;
4.2. Phối hợp với các Khoa thành lập CLB Cựu Sinh viên cấp Khoa và phối hợp triển khai, tổ chức các chương trình hành động cho cựu sinh viên;
4.3. Tổ chức các sự kiện liên quan đến công tác Cựu Sinh viên, tổng kết đánh giá công tác hằng năm theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhà trường.

5. Công tác Y tế học đường

5.1. Tổ chức cán bộ y tế túc trực tại các cơ sở để kịp thời giải quyết các trường hợp ốm đau, tai nạn và chăm sóc sức khỏe cho sinh viên;
5.2. Triển khai công tác Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm tai nạn cho sinh viên toàn Trường;
5.3. Tổ chức tuyên truyền, phòng chống bệnh tật, vệ sinh môi trường, các buổi giao lưu cùng chuyên gia tâm lý, tư vấn các chủ đề về “Tình yêu, hôn nhân, gia đình” cho sinh viên toàn Trường;
5.4. Tổ chức hoạt động giáo dục giới tính, sức khỏe sinh sản vị thành niên, giáo dục kỹ năng sống khỏe, sống lành mạnh trong sinh viên.

6. Công tác Đảm bảo chất lượng

6.1. Xây dựng các định chế về tiêu chuẩn đánh giá kết quả chăm sóc hỗ trợ sinh viên, thiết kế các công cụ và quy trình đánh giá. Thông qua phần mềm, các công cụ tổ chức khảo sát lấy ý kiến sinh viên trong các công tác phục vụ hỗ trợ sinh viên theo chức năng nhiệm vụ của Phòng;
6.2. Phối hợp với Phòng Đảm bảo chất lượng trong thu thập thông tin phản hồi từ sinh viên trong quá trình học và sau khi tốt nghiệp;
6.3. Theo dõi sự hài lòng của sinh viên về chất lượng phục vụ của Trường và triển khai các hoạt động hỗ trợ, chăm sóc sinh viên toàn Trường;
6.4. Lưu trữ các văn bản hành chính của Phòng ban hành và các văn bản do các đơn vị ngoài chuyển đến.

7. Công tác khác:

7.1. Quản lý cán bộ, nhân viên của Phòng CTSV theo sự phân cấp của Hiệu trưởng và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao;
7.2. Xây dựng kế hoạch và các phương thức phát triển Hội đồng hương trong Nhà trường nhằm gắn kết các sinh viên hiện đang học tại trường Đại học Nguyễn Tất Thành lại với nhau, phát huy cao độ tinh thần đoàn kết, khai thác cao nhất năng lực trí tuệ tập thể và mọi tiềm lực nhằm giúp đỡ lẫn nhau phát triển học tập, nghề nghiệp, trợ lực giải quyết khó khăn đạt hiệu quả tốt nhất trong công tác cho mọi sinh viên;
7.3. Tham gia hỗ trợ công tác tư vấn hướng nghiệp, tuyển sinh khi có chỉ đạo nhằm thu hút ngày càng nhiều học sinh có nguyện vọng vào học tại Trường;
7.4. Các nhiệm vụ khác do BGH phân công.